תהליכים אדמיניסטרטיביים שגוזלים זמן

כיצד תהליכים אדמיניסטרטיביים סותמים את העורקים של העסק שלכם (ואיך פורטל מנקה אותם)

הכירה את רינה. היא עובדת מוכשרת, יצירתית ומלאת מוטיבציה בחברת הייטק. אבל ביום שלישי בבוקר, רינה לא עוסקת בחדשנות. היא מבלה 20 דקות בחיפוש אחר טופס בקשת החופשה הנכון, עוד 10 דקות במילוי שלו, ואז יוצאת למסע במסדרונות כדי להשיג חתימה מהמנהל שלה. לאחר מכן, היא חוזרת לשולחן, סורקת את הטופס, ושולחת אותו למשאבי אנוש, בתקווה שבקשתה לא תיפול בין הכיסאות. וזו רק בקשת חופשה. בהמשך היום מחכה לה דוח ההוצאות המייגע, והיא עדיין לא קיבלה תשובה לבקשת התמיכה שפתחה מול מחלקת ה-IT לפני יומיים.

הסיפור של רינה הוא סיפורם של מיליוני עובדים. "המוות מאלף חתכים קטנים" של משימות אדמיניסטרטיביות הוא כמו כולסטרול ארגוני: משקע שקט ומתסכל שסותם לאט לאט את עורקי הארגון, מאט את זרימת המידע, מעלה את לחץ הדם (התסכול), ובסופו של דבר מסכן את בריאותו הכללית של העסק.

אבחון הבעיה: העלות האמיתית והנסתרת של הסחבת

הבעיה חמורה הרבה יותר ממה שנדמה. מחקר של Forrester מצא שעובדים מבזבזים בממוצע 3-4 שעות שבועיות על משימות אדמיניסטרטיביות. זהו כמעט חצי יום עבודה שמתבזבז, לכל עובד, בכל שבוע. בארצות הברית לבדה, העלות של חוסר היעילות הזה מוערכת בכ-3 טריליון דולר בשנה!

אבל העלות היא לא רק כספית. יש לה השפעות עמוקות והרסניות:

• העלות האנושית: תסכול, שחיקה ואובדן מוטיבציה. מחקר של Gallup חושף נתון מדהים: 85% מהעובדים אינם מרוצים מהתהליכים האדמיניסטרטיביים בארגונם. כשאנשים מוכשרים מרגישים שהם מבזבזים את זמנם על בירוקרטיה, הניצוץ בעיניים שלהם כבה.

• העלות העסקית: תהליכים ידניים מגדילים את הסיכון לטעויות אנוש ב-30%. כל טעות כזו יכולה לעלות כסף, לפגוע בלקוחות או ליצור בעיות ציות.

• עלות ההזדמנות: מה רינה הייתה יכולה לעשות בזמן שבזבזה על טפסים? אולי לפתור בעיה מורכבת ללקוח? אולי להעלות רעיון למוצר חדש? זהו הפוטנציאל האבוד שהולך לאיבוד בתוך הסחבת.

הפתרון: הפורטל הארגוני כצנתור דיגיטלי

אז איך מנקים את הכולסטרול הארגוני ומזרימים דם חדש בעורקי החברה? התשובה היא הפורטל הארגוני. זהו לא "עוד מערכת", אלא מרכז העצבים הדיגיטלי של הארגון – פלטפורמה מקוונת אחת, נגישה מכל מכשיר, שמרכזת את כל השירותים, המידע והתקשורת שהעובד צריך.

במקום המסע המפרך של רינה, דמיינו את זה:

• בקשת חופשה: רינה נכנסת לפורטל, בוחרת את התאריכים ביומן אינטראקטיבי, והבקשה נשלחת אוטומטית למנהל שלה לאישור בלחיצת כפתור.

• דיווח הוצאות: רינה מצלמת את הקבלות עם הטלפון, מעלה אותן לאפליקציית פורטל ארגוני, והמערכת ממלאת את רוב הפרטים בעצמה.

• פנייה למשאבי אנוש: רינה פותחת פנייה מסודרת בפורטל, מקבלת מספר מעקב, ויכולה לראות את סטטוס הטיפול בזמן אמת.

זהו המעבר מתהליכים שמתסכלים את העובדים לתהליכים שמשרתים אותם.

שאלה : הטמעת פורטל ארגוני נשמעת כמו פרויקט גדול ויקר. האם ההחזר על ההשקעה (ROI) באמת מצדיק את זה?
בהחלט. המספרים מדברים בעד עצמם. על פי CIO.com, החיסכון הכספי יכול להגיע עד 30% בשנה מעלויות אדמיניסטרטיביות. ארגונים מדווחים על חיסכון ממוצע של 10 שעות עבודה לעובד בחודש – דמיינו מה הארגון שלכם יכול לעשות עם כל הזמן הזה! בנוסף, קיצור זמני הטיפול בבקשות ב-40% ושיפור שביעות רצון העובדים (על פי Deloitte, 71% מהעובדים מרוצים יותר בזכות פורטלים) הם נכסים שקשה לכמת, אך ערכם לא יסולא בפז. ההשקעה הראשונית מחזירה את עצמה במהירות, לא רק בכסף, אלא גם במורל ובפרודוקטיביות.

מעבר לבירוקרטיה: היתרונות הנוספים של עורקים נקיים

כשהמידע זורם בחופשיות, כל הארגון הופך בריא יותר:

• תקשורת טובה יותר: בנק הפועלים דיווח על עלייה של 25% בשיתוף ידע בזכות הפורטל, שהפך למרכז התקשורת של הארגון.

• עובדים מועצמים יותר: רשת מלונות הילטון מייחסת עלייה של 12% בשביעות רצון העובדים לאוטונומיה וליכולת השירות העצמי שהפורטל מעניק להם.

• ארגון ירוק יותר: חברת טבע חוסכת מאות אלפי דפי נייר בשנה בזכות המעבר לתהליכים דיגיטליים בפורטל הגלובלי שלה.

שאלה : האם המעבר לתהליכים דיגיטליים בפורטל לא הופך את התקשורת עם משאבי אנוש לפחות אישית?
למעשה, קורה בדיוק ההפך. כשהפורטל מטפל באופן אוטומטי ב-80% מהשאלות והבקשות השגרתיות (איפה תלוש השכר? כמה ימי חופשה נשארו לי?), זה משחרר את צוות משאבי האנוש להתמקד ב-20% החשובים באמת: שיחות עומק, פיתוח קריירה, רווחת העובד ופתרון בעיות מורכבות. האוטומציה של המשימות הפשוטות מאפשרת יותר זמן לאינטראקציה האנושית המשמעותית.

הצעד הבא: מתחילים בתהליך הניקוי

התהליכים האדמיניסטרטיביים המסורבלים הם לא גזירת גורל. הם "כולסטרול" שניתן וצריך לנקות. הטמעת פורטל ארגוני היא ה"צנתור הדיגיטלי" שיכול להבריא את הארגון שלכם ולהזניק אותו קדימה.

שאלה : איך מבטיחים שהעובדים באמת ישתמשו בפורטל ולא ימשיכו לעבוד בדרכים הישנות?
המפתח הוא ניהול שינוי חכם.

1. התחילו מהכאב: אפיינו את התהליכים שהכי מתסכלים את העובדים, והתחילו בפתרון שלהם. כשהעובדים יראו שהפורטל באמת מקל על חייהם, הם יאמצו אותו בשמחה.

2. גייסו "שגרירים": זהו עובדים נלהבים מכל מחלקה, הפכו אותם למומחים בפורטל, ותנו להם להדריך את חבריהם.

3. הדרכה ותקשורת: אל תצפו שאנשים ילמדו לבד. השיקו את הפורטל בקמפיין פנימי, ספקו מדריכים פשוטים, והיו זמינים לשאלות.

המסע לעבר יעילות דיגיטלית דורש השקעה, אך התוצאה היא ארגון בריא, מהיר וממוקד יותר, שבו אנשים מוכשרים כמו רינה יכולים סוף סוף להפסיק למלא טפסים ולהתחיל לשנות את העולם.